Rechnung - Was ist eine Rechnung?

Inhalt

Erstellen einer Rechnung: Schritt für Schritt

Häufig gestellte Fragen zur Fakturierung

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Die Rechnung ist mit Abstand das wichtigste Dokument in Ihrem Unternehmen. Einerseits ist es ein Beleg dafür, dass Sie eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware geliefert haben, andererseits können Sie damit veranlassen, dass Sie für Ihre Leistung auch bezahlt werden.

Doch eine Rechnung an sich ist noch lange keine Garantie für deren Bezahlung. Wussten Sie, dass eine von zehn Rechnungen zu spät bezahlt wird? Oder dass nicht bezahlte Rechnungen in Unternehmen für einen Verlust von 2,6 % des Jahresumsatzes verantwortlich sind?

Dies kann wiederum ernsthafte finanzielle Probleme nach sich ziehen. Denn den Geldbetrag, den Ihr Unternehmen nicht zeitgerecht erhält, kann es auch nicht ausgeben (oder investieren).

Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden verfasst. Er soll Ihnen helfen, eine korrekte Rechnung auszustellen, und Ihnen erklären, worum es bei der Fakturierung geht.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Aufstellung der von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie des jeweiligen Preises. Eine Rechnung verpflichtet den Käufer zur Zahlung und dient daher als Zahlungsforderung (über den Betrag, den ein Kunde einem Unternehmen für gelieferte Waren oder Dienstleistungen schuldet). Um rechtsgültig zu sein, muss eine Rechnung gewisse Bedingungen erfüllen. Näheres dazu erklären wir im Abschnitt „Inhalt einer Rechnung“.

Kurz gesagt ist eine Rechnung die schriftliche Bestätigung einer Vereinbarung zwischen Anbieter und Käufer, in der Waren oder Dienstleistungen und ihr Preis aufgelistet werden.

Fakturierung ist ein Sammelbegriff für das Erstellen und Versenden von Rechnungen über die von Ihnen erbrachten Leistungen. Für Unternehmen umfasst dies sowohl Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die an Kunden gesendet werden) als auch Eingangsrechnungen (Rechnungen, die das Unternehmen von Lieferanten erhält).

Gemäß EU-Recht muss eine Rechnung für mehrwertsteuerliche Zwecke in folgenden Fällen ausgestellt werden:.

Bei den meisten B2B-Lieferungen (Business-to-Business)
Bei gewissen* B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer)

*Unternehmen müssen eine Rechnung ausstellen, wenn sie Waren mittels Fernabsatz (telefonisch und über das Internet) an eine nicht steuerpflichtige Person verkaufen (normalerweise eine Privatperson) und die Leistung in einem anderen EU-Land steuerpflichtig ist (Quelle: Artikel 33 der MwSt-Richtlinie).

Warum sind Rechnungen wichtig?

Rechnungen sind aus mehreren Gründen wichtig:

Für Ihre Buchführung, da Sie mit ihnen Ihre Verkaufstransaktionen verfolgen können
Für Ihren Verkaufsprozess, da sie zeigen, wie viel Geld Sie erwirtschaften
Für rechtliche Zwecke, da sie als Nachweis für eine Vereinbarung mit Ihrem Kunden dienen. Außerdem fordert eine Rechnung Ihren Schuldner zur Zahlung auf.
Sie sind wichtige Dokumente im Fall von Problemen mit der Bezahlung, z. B. bei überfälligen oder nicht vorhandenen Rechnungen. In diesem Fall können Sie formelle Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise das Versenden von Zahlungserinnerungen per E-Mail oder das Einschalten einer Drittpartei zum Einziehen der Schulden.
Für steuerliche Zwecke, um Ihre Mehrwertsteuererklärung zusammenzustellen und das Recht auf Vorsteuerabzug zu erhalten.

Zweck einer Rechnung

1. Bezahlung für die geleistete Arbeit
Sie erhalten für jede Rechnung Geld, mit dem Sie wiederum Ihren Betrieb am Laufen halten können.

2. Detaillierte Verkaufszahlen
Sie erfassen Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einem zentralen System, sodass Sie zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben haben. Dies hilft Ihnen wiederum bei der Steuererklärung.

3. Transparenz bezüglich der verrechneten Waren und DienstleistungenSie listen Dienstleistungen und Waren detailliert auf, sodass Ihr Kunde genau weiß, wofür er bezahlt. Damit ersparen auch Sie sich Zeit und können Missverständnissen vorbeugen.

4. Markenpräsenz Ihres Unternehmens
Eine Rechnung ist ein hervorragendes Mittel zur Imagepflege Ihres Unternehmens. Heben Sie sich hervor, indem Sie Ihr Logo, wichtige Unternehmensinformationen und einen Link zu Ihren Social-Media-Kanälen anbringen.

Inhalt einer Rechnung

Bestandteile

Im Allgemeinen besteht eine Rechnung aus drei Abschnitten:

Kopfbereich
Rechnungspositionen
Zusammenfassung

Im Kopfbereich stehen die zwingend erforderlichen Elemente wie Ihre Adresse. (Die anderen Pflichtbestandteile finden Sie weiter unten.) Die Rechnungspositionen beinhalten die von Ihnen gelieferten Waren und/oder Dienstleistungen sowie deren Preis. Die Zusammenfassung besteht aus:

Dem Nettobetrag (exkl. MwSt.)
Dem Mehrwertsteuersatz und dem Mehrwertsteuerbetrag
Dem Gesamtbetrag
Den Zahlungsbedingungen
Den Zahlungsoptionen

Pflichtbestandteile einer Rechnung

Der Aufbau von Rechnungen kann variieren. Doch jede Rechnung muss gewisse Elemente enthalten, um rechtsgültig zu sein:

A. Das Wort „Rechnung“ sollte deutlich am oberen Rand stehen
B. Ein Datum und eine fortlaufende Rechnungsnummer: jede Rechnung muss eine andere Nummer aufweisen
C. Die vollständige Adresse beider Parteien
D. Zahlungsinformationen: Ihre Bankkontonummer oder PayPal-Informationen
E. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (oder Steuernummer)
F. Das Lieferdatum
G. Eine Beschreibung der Art und der Qualität der Waren und/oder Dienstleistungen, damit Ihr Kunde genau weiß, wofür die Bezahlung ist:
a. Die unterschiedlichen Bestandteile eines Projekts oder Produkts und den Stückpreis für jeden Bestandteil
b. Ihren Stundensatz und die Zeit, die Sie für jeden Teil des Projekts aufgewendet haben
H. Den Mehrwertsteuersatz und den Mehrwertsteuerbetrag
I. Den Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer

Geschäftsbedingungen

Viele Unternehmen fügen auf der Rückseite der Rechnung ihre Geschäftsbedingungen ein. Dies stellt keine rechtliche Verpflichtung dar. Im Gegenteil, das Anfügen der Geschäftsbedingungen an die Rechnung gibt sogar oft Anlass zu Diskussionen. Sowohl Privat- als auch Geschäftskunden könnten sich nämlich auf den Standpunkt stellen, dass sie die Geschäftsbedingungen schon zu einem früheren Zeitpunkt hätten präsentiert bekommen sollen und diese daher unwirksam sind.

Deshalb sollten Sie Ihre Geschäftsbedingungen immer schon beim Kostenvoranschlag bekannt geben (vor der Lieferung der Ware/der Dienstleistung). Für B2B-Transaktionen ist es auch ausreichend, auf die Geschäftsbedingungen auf Ihrer Website hinzuweisen. Dies gilt allerdings nicht für B2C-Transaktionen: Hier müssen Sie die Geschäftsbedingungen dem Kostenvoranschlag beilegen.

Hinweis: Es ist empfehlenswert, Ihre Geschäftsbedingungen nochmals auf Ihrer Rechnung zu vermerken, achten Sie aber darauf, dass der Inhalt exakt mit dem in Ihrem ursprünglichen Angebot übereinstimmt. Damit können Unsicherheiten und Diskussionen darüber vermieden werden, welche Ihrer Geschäftsbedingungen bei einer bestimmten Transaktion gelten.

Für das Ausstellen einer korrekten Rechnung müssen Sie nicht das Rad neu erfinden. Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung alle nötigen Elemente enthält und verwenden Sie diese Rechnungsvorlage.

Unterschiedliche Rechnungsarten

► Reguläre Rechnung

Eine Rechnung im Standardformat, in der alle nötigen Informationen enthalten sind. Sie kann für unterschiedliche Transaktionen und Branchen verwendet werden.

Verwendung: sehr häufig

► Handelsrechnung

Spezielle Rechnung für den Außenhandel wie etwa beim Versand von Waren von einem Land in ein anderes. Sie enthält die Kontaktdetails des Verkäufers und des Käufers, die verkauften Waren, deren Kosten und die zu zahlende Steuer. Sie beinhaltet auch spezielle Angaben wie Identifikationsnummer des Spediteurs, das Ursprungsland, den harmonisierten Code für jeden Artikel und eine Erklärung, dass die Rechnung authentisch ist.

Verwendung: weniger häufig, für die Zollabfertigung, wenn ein Produkt über Landesgrenzen hinweg versendet wird

► Teilschlussrechnung

Gelegentlich gesendete Rechnung entsprechend dem Fortschritt eines umfangreichen Projekts. Die Zwischenzahlung ist erforderlich, da das Unternehmen während des Projekts seine Mitarbeiter bezahlen muss.

Verwendung: häufig in der Bauindustrie für Arbeiten, die sich über einen langen Zeitraum erstrecken und sehr teuer sind (z. B. die Errichtung eines Hauses)

► Arbeitszeiterfassung

Spezielle von Dienstleistern verwendete Rechnungsart, bei der die Verrechnung auf der Basis von Zeit erfolgt und die Dauer anstelle eines Produkts aufführt.

Verwendung: für Dienstleistungsunternehmen (Beratungsfirmen), die ihre Leistungen auf Zeitbasis anbieten

► Wiederkehrende Rechnung

Dies ist eine Rechnung über einen festen Betrag, die normalerweise immer am Monatsende gesendet werden.

Verwendung: normalerweise in der Vermietungsbranche (z. B. für Werkzeuge, Raum)

► Proformarechnung, Kostenvoranschlag oder Angebot

Rechnung, die den Käufer über die Kosten von Waren und Dienstleistungen informiert und vonseiten des Verkäufers eine Verpflichtung darstellen kann, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu einem geschätzten Preis zu verkaufen. Diese Rechnung kann auch zur Vorauszahlung für die geschätzten Kosten verwendet werden.

► Wertbasierte Abrechnung

Verrechnung auf der Basis der dem Kunden bereitgestellten Dienstleistungen und deren Wert. Der Rechnungsbetrag hängt vom Arbeitsaufwand ab, der für den Kunden geleitet wird, und nicht so sehr von der Zeit, die für die Fertigstellung nötig ist.

Verwendung: wenn der Wert einer Dienstleistung oder eines Produkts schon vorab festgestellt werden kann

► Pauschalabrechnung

Diese Rechnung eignet sich am besten für Projekte mit exakt definierten Anforderungen, sodass ein Fixpreis angegeben werden kann.

Verwendung: Kleinunternehmen oder Freiberufler

► Zeitbasierte Abrechnung

Verrechnung auf der Basis eines Stundensatzes und nach den an einem Projekt gearbeiteten Stunden. Als goldene Regel dieser Verrechnungsart gilt, den Rechnungsbetrag für Ihre Dienstleistungen nicht zu niedrig anzusetzen.

Verwendung: kreative Tätigkeiten, bei denen Sie nicht genau wissen, wie lange Sie für ein Projekt benötigen

Erstellen einer Rechnung: Schritt für Schritt

Verwenden Sie Fakturierungssoftware? Dann steht Ihnen wahrscheinlich eine Vorlage zur Verfügung. Damit sparen Sie bei der Erstellung der ersten Rechnung sicherlich Zeit.

Wenn Sie keine Fakturierungssoftware nutzen, können Sie auch Word oder Excel verwenden – obwohl die Rechnungsstellung damit mühsamer und zeitaufwendiger ist – denken Sie nur an das Überprüfen des Zahlungsstatus oder das Versenden von Zahlungserinnerungen. Wenn Sie auf der Suche nach einem individuellen Layout sind, können Sie sich Inspirationen von den Musterrechnungen auf https://templates.office.com/en-us/Invoices holen.

Erstellen von Rechnungen in Word oder Excel

Öffnen Sie Word oder Excel und wählen Sie „Neue Datei“ („Datei“ → „Neu“).

Sie können eine Rechnung völlig neu erstellen und Ihr eigenes Layout entwerfen oder die Vorlage „Rechnung“ oder „Firmenrechnung“ auswählen.

Geben Sie Ihre Firmendaten und die von Ihnen bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen ein.
Geben Sie die Kundendaten, die Rechnungsnummer, das Datum und unter Umständen einen Betreff ein.

Vergessen Sie keine rechtlich erforderlichen Elemente!

Geben Sie die Rechnungsbeträge ein und prüfen Sie diese.
Speichern Sie die Datei. Speichern Sie sie auch in Ihrer Buchhaltungssoftware (sofern Sie eine verwenden).

Excel bietet den Vorteil, dass Sie die Mehrwertsteuerbeträge mithilfe von Formeln berechnen können. Wenn Sie immer dieselbe Vorlage verwenden, müssen Sie diese Beträge nicht jedes Mal neu berechnen.

Danach können Sie die Rechnung ausdrucken und per Post oder online per E-Mail versenden.

Online-Fakturierung

Warum Online-Fakturierung? Jahr für Jahr werden Millionen von Rechnungen quer über den Erdball verschickt. Allein das erfordert Tonnen von Papier und Tausende Bäume – ganz zu schweigen von den Briefumschlägen. Doch abgesehen vom Umweltaspekt bietet Online-Fakturierungssoftware noch weitere Vorteile:

Sie haben einen geringeren administrativen Aufwand.
Sie erhalten die Bezahlung rascher.
Sie sparen Geld (kein Papier, keine Umschläge, keine Briefmarken).
Sie können von überall und jederzeit auf Ihre Rechnungen zugreifen.
Sie können Rechnungen leichter verfolgen, sodass nichts mehr verloren geht.
Ihr Kunde kann sofort online bezahlen.

„Italien ist das erste EU-Mitgliedsland, das die E-Fakturierung für B2B-Transkationen gesetzlich vorschreibt. Andere Länder wie Spanien, Griechenland und Frankreich sollen angeblich bald folgen.“

Beachten Sie aber, dass derzeit Konsumenten elektronische Rechnungen noch ablehnen können. Wenn Kunden eine Papierrechnung bevorzugen, dürfen dafür auch keine zusätzlichen Kosten verrechnet werden – Unternehmen dürfen den Preis von Waren oder Dienstleistungen nämlich nicht anheben, weil ein Kunde elektronische Rechnungen ablehnt. Umgekehrt können Sie aber Kunden, die sich für elektronische Rechnungen entscheiden, einen speziellen Rabatt anbieten.

Wenn Sie auf die elektronische Fakturierung umsteigen, stellt sich jedoch eine wichtige Frage: Warum sollten Sie ein Online-Tool verwenden und nicht altbewährte Software wie Word oder Excel? Da diese Tools nicht ausdrücklich zur Fakturierung konzipiert wurden, zeigen sich schon bald ihre Nachteile:

Verfolgen von Rechnungen und Zahlungserinnerungen
Die manuelle Arbeit bei Folgerechnungen

Und was passiert mit den Vorlagen, die Sie in Ihrem unternehmenseigenen Design in Word oder Excel erstellt haben? Die können Sie mit nur wenigen Klicks in die Fakturierungssoftware importieren.

Beispiel einer Rechnung

Suchen Sie eine Musterrechnung? Auf https://templates.office.com/en-us/Invoices finden Sie einige sehr gute Vorlagen, die Sie sofort verwenden können.

Häufig gestellte Fragen zur Fakturierung

Wann ist Fakturierung zwingend erforderlich?

Jede steuerpflichtige Person, die innerhalb der EU eine Geschäftstätigkeit ausübt, ist an EU-weite Fakturierungregeln (Artikel 217-240 der MwSt-Richtlinie) gebunden. In gewissen Ländern gelten auch die nationalen Gesetze des jeweiligen Landes. Wir empfehlen, sich bei den örtlichen Behörden zu erkundigen, ob in Ihrem Land strengere Regelungen in Kraft sind. Meist sind Rechnungen obligatorisch, wenn Sie steuerpflichtigen Personen (Selbstständigen, Unternehmen oder staatlichen Institutionen) Waren verkaufen. Bei gewissen B2C-Transaktionen muss ebenfalls eine Rechnung ausgestellt werden.

Der Zeitpunkt des Rechnungsversands hängt zum Großteil vom Kunden und der Art der Arbeit ab. Meist werden Rechnungen versendet, nachdem Bestellungen abgewickelt oder Aufgaben ausgeführt wurden. Wenn Sie an einem umfangreichen Projekt arbeiten, können Sie Zwischenabrechnungen für die bisher geleisteten Arbeiten ausstellen. Wenn Sie Abonnements verkaufen, stellen Sie in regelmäßigen Abständen wiederkehrende Rechnungen aus.

Was passiert, wenn meine Rechnung rechtlich ungültig ist?

Für die Rückerstattung der Vorsteuer benötigen Sie eine gültige MwSt-Rechnung. Bei der Überprüfung müssen Steuerbehörden jedoch neben dem Wortlaut der Rechnung auch sonstige Informationen überprüfen. Deshalb: Selbst wenn eine Rechnung nicht alle rechtlich erforderlichen Elemente enthält, kann die Steuerbehörde den Antrag auf Vorsteuerabzug nicht nur allein aus diesen Gründen ablehnen.

Wenn Sie einen Pflichtbestanteil einer Rechnung vergessen haben, könnten Sie in manchen Wohnsitzländern eine Verwaltungsstrafe erhalten. Im Allgemeinen wird jedoch davon ausgegangen, dass Rechnungsfehler einfach passieren. Die meisten Kunden zeigen Verständnis und ermöglichen Ihnen die Behebung dieser Fehler – vorausgesetzt, es wird nicht zu kompliziert und passiert nicht allzu oft. Es lohnt sich aber definitiv, Rechnungen vor der Zustellung nochmals zu überprüfen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Proformarechnung?

Arbeiten Sie manchmal auch für internationale Kunden? Dann haben Sie vielleicht schon einmal von einer Proformarechnung gehört. Diese sind bei manchen internationalen Transaktionen obligatorisch (abhängig vom Importland). Eine Proformarechnung sieht in etwa so aus wie eine reguläre Rechnung, weist aber einige Unterschiede auf:

Eine Proformarechnung wird für Lieferungen ausgestellt, für die keine Zahlung erfolgt, z. B. für Muster, Ersatzteile. Deshalb enthält eine Proformarechnung keine Zahlungsforderung.
Eine Proformarechnung sollte deutlich den Wortlaut „Proformarechnung“ aufweisen.
Häufig folgt auf eine Proformarechnung die tatsächliche Rechnung.

Weil eine Proformarechnung keine wirkliche Rechnung ist, besitzt sie nicht dieselbe Gültigkeit als Nachweis. Proformarechnungen sind nur für den Lieferanten verbindlich, nicht aber für den Empfänger.

Ein Beispiel: Auf Anfrage senden Sie eine Proformarechnung an Ihren Kunden. Der Kunde entscheidet sich schließlich für einen anderen Anbieter. In diesem Fall können Sie keine unbezahlte Rechnung einklagen, da die Proformarechnung für Ihren Kunden keine rechtliche Verpflichtung zur Bezahlung darstellt.

Wie lange sollten Rechnungen aufbewahrt werden?

Gemäß der MwSt-Richtlinie können die einzelnen Länder innerhalb der Europäischen Union selbst bestimmen, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Dies bedeutet, dass die verpflichtende Dauer der Aufbewahrung einer Rechnung von dem Mitgliedsland abhängt, in dem Sie wohnhaft sind.

In welcher Sprache sollten Rechnungen ausgestellt werden?

Laut EU-Vorschriften können örtliche Steuerbehörden die Übersetzung von Rechnungen zu Überprüfungszwecken verlangen (was sie manchmal auch tun). Es gibt aber keine speziellen EU-Regeln bezüglich der Sprache, in der eine Rechnung verfasst sein muss. Im Prinzip kann deshalb jede Sprache verwendet werden, solange sie für die Zielpersonen verständlich ist.

Eine beliebte Lösung sind zweisprachige Rechnungen, wobei eine in der Landessprache und die andere auf Englisch ausgestellt wird. Wenn Sie mit Ihren Kunden in einer bestimmten Sprache kommunizieren, sollten Sie diese durchgehend verwenden. Sind Ihre Website und Geschäftsbedingungen beispielsweise auf Französisch, so kann ein Kunde eine französische Rechnung verlangen.

Warum werden meine Rechnungen nicht bezahlt?

Werden Rechnungen nicht bezahlt, kann dies mehrere Gründe haben. Ihr Kunde könnte unzufrieden mit der Ware oder Dienstleistung sein, Ihre Rechnung könnte unklar oder einfach inkorrekt sein. Eine falsch ausgestellte Rechnung macht immer einen schlechten, unprofessionellen Eindruck. Wenn Sie Rechnungen manuell ohne Online-Fakturierungs-Tool erstellen, sollten Sie sie vor dem Versand nochmals überprüfen.

Achten Sie dabei auf Folgendes:

Warten Sie nicht mit der Ausstellung der Rechnung. Je schneller Ihr Kunde die Rechnung erhält, desto schneller erhalten Sie die Bezahlung.
Senden Sie eine Zahlungserinnerung, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist.
Überprüfen Sie die Kreditwürdigkeit oder finanzielle Lage Ihres Kunden, sofern dies möglich ist, z. B. mithilfe von Kreditbewertungs-Tools.

Was machen Sie mit unbezahlten Rechnungen?

Die allgemeine Regel bei Rechnungen lautet: Die Beanstandung einer Rechnung muss stets innerhalb eines angemessenen Zeitraums ab dem Rechnungserhalt erfolgen. In der Praxis bedeutet das: Je eher, desto besser. Idealerweise sollten Sie eine Rechnung innerhalb einer Woche anfechten, dieser Zeitrahmen ist jedoch nicht in Stein gemeißelt: Im Ernstfall entscheidet das Gericht, wie lange dieser Zeitraum in Anbetracht der gegebenen Umstände ist.

Schließlich hängt auch der angemessene Zeitraum, in dem eine Rechnung beanstandet werden kann, davon ab, wogegen Sie Beschwerde einlegen. Je komplexer eine Rechnung ist und je mehr Kontrolle sie erfordert, desto länger haben Sie dafür Zeit. Auch wenn die Rechnung von Ihrem Lieferanten zu spät übermitteln wurde oder Sie nachweisen können, dass Sie auf Geschäftsreise waren oder zunächst einige Fragen geklärt werden mussten, haben Sie mehr Zeit zur Beanstandung.

Beachten Sie, dass in den Geschäftsbedingungen oder im Vertrag des Lieferanten ein bestimmter Zeitraum festgelegt sein kann, in dem Sie eine derartige Beanstandung vorbringen können. Diese Bedingungen sind verbindlich. Wenn dieser Zeitrahmen nicht unangemessen kurz ist, kann es sein, dass das Gericht urteilt, dass beide Parteien sich daran zu halten haben, außer die entsprechende Partei hatte einen triftigen Grund, verspätet darauf zu reagieren.

Haftungsausschluss: Die Angaben auf dieser Seite dienen ausschließlich zur Information und sollten nicht als rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung verstanden werden. Beachten Sie bitte, dass die Gesetze zur Rechnungsstellung Änderungen unterliegen und in Ihrem Wohnsitzland anders sein können.