Wissenswertes rund um erfolgreiches Projektmanagement

Topics

Die Grundlagen des Projektmanagements

Was ist Projektmanagement?

Die unterschiedlichen Rollen im Projektmanagement

Warum scheitern Projekte?

Sieben Schritte zum perfekten Projektplan

Erstellen Sie Ihren eigenen Projektplan

Methoden des Projektmanagements

Projektmanagement-Software

Was ist ein Projekt?

Laut dem Project Management Institute ist ein Projekt ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten Anfang und Ende. Beispiele dafür sind etwa die Konzeption einer neuen Website oder die Errichtung eines Hauses.

Jedes Projekt besteht aus mehreren Aufgaben, die in Summe zu einem gemeinsamen Ziel führen. Diese Aufgaben unterliegen gewissen Einschränkungen. Hierzu zählen die Zeit, die Mitarbeiter und die Ressourcen, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Projekte können zudem manuell oder mithilfe von Projektplanung Tool ausgeführt werden.

Ein Projekt durchläuft normalerweise fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Jede Phase beinhaltet bestimmte Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, damit Sie Ihre Projektziele erreichen.

Die Grundlagen des Projektmanagements

Hier sind sechs Begriffe, die jeder Projektmanager kennen sollte:

Stakeholder: Stakeholder sind Personen, Personengruppen oder Unternehmen, die eine Entscheidung, eine Aktivität oder ein Ergebnis eines Projekts beeinflussen können, davon beeinflusst werden können oder glauben, davon beeinflusst zu werden. In anderen Worten: Stakeholder sind all jene, die ein Interesse am Ergebnis Ihres Projekts haben.
Ressourcen: Ressourcen sind zur Durchführung der Aufgaben innerhalb eines Projekts erforderlich. Sie können immateriell (Personen und Zeit) oder materiell (Geräte, Materialien und Geldmittel) sein. Die Ressourcen werden meist in der Planungsphase eines Projekts definiert.
Liefergegenstände: Das sind materielle oder immaterielle Güter oder Dienstleistungen, die als Ergebnis eines Projekts entstehen. Die Definition, Nachverfolgung und Verwaltung von Liefergegenständen sind für den Erfolg Ihres Projekts von maßgeblicher Bedeutung.
Abhängigkeiten: Das sind die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben. Abhängigkeiten bestimmen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten: Ende-Anfang-Beziehung, Anfang-Anfang-Beziehung, Ende-Ende-Beziehung und Anfang-Ende-Beziehung.
Zeitpläne: Zeiterfassung ist eine effektive Methode zur Aufzeichnung und Überwachung der Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität im Rahmen eines Projekts aufgewendet wurde. Zeitpläne können anschließend zur Gehaltsabrechnung, Fakturierung oder Prozessoptimierung verwendet werden.
Das eiserne Dreieck (oder „dreifache Einschränkungen“): Das eiserne Dreieck (auch Projektdreieck genannt) veranschaulicht die Wechselwirkung der drei Haupteinschränkungen bei Projekten: Umfang, Zeit und Kosten. Diese drei Einschränkungen sind voneinander abhängig. Wird eine verändert, wirkt sich dies auf eine der anderen (oder beide) aus.

Was ist Projektmanagement?

Einfach gesagt, ist Projektmanagement die Fähigkeit, ein oder mehrere Projekte auszuführen. Macmillan’s Dictionary meint dazu: Projektmanagement beinhaltet die Planung und Organisation der Arbeitsabläufe, die für ein Projekt nötig sind. Unter anderem werden dabei die Höhe der Geldmittel, die Zeit und die Anzahl der erforderlichen Personen festgelegt.

All das übernimmt normalerweise der Projektmanager. Die Aufgabe dieser Funktion besteht vereinfacht gesagt darin, die Strategie (Planung) mit den Tätigkeiten (Ausführung) zu kombinieren, damit das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden kann. Zuerst müssen die Schritte eines Projekts geplant und mit den Stakeholdern die strategischen Ziele bestimmt werden. Dann erfolgt die Ausführung des Plans entsprechend den verfügbaren Ressourcen (Materialien, Personen etc.) und Einschränkungen (Umfang, Zeit und Kosten).

Wichtiger Hinweis: Effektives Projektmanagement erfordert effektives Aufgabenmanagement. Projekte werden oft in kleinere, leichter kontrollierbare Teile aufgespaltet (Aufgaben, Aktivitäten oder Meilensteine). Da der Erfolg eines Projekts zum Großteil davon abhängt, dass die einzelnen Aufgaben zeitgerecht fertiggestellt werden, werden diese oft nach ihrer Dringlichkeit geordnet auf einer Zeitleiste eingetragen. Dabei ist es wichtig, diesen Zeitplan einzuhalten und Aufgaben entsprechend den Abhängigkeiten und Prioritäten auszuführen, damit ein plangemäßer Fortschritt des Projekts gewährleistet werden kann.

Die Vorteile effektiven Projektmanagements

Natürlich profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, wenn Sie Ihre Projekte effektiv managen:

Die Erwartungen aller Stakeholder werden erfüllt
Ordnung und Klarheit
Ein klarer Fokus und ein definiertes Ziel
Die Ressourcen werden maximiert
Eine realistische Projektplanung wird erstellt
Qualitätskontrolle wird gewährleistet
Risiken werden gehandhabt
Der Überblick wird gewahrt
Die Gefahr des Fehlschlagens wird reduziert
Erfolge und Fehlschläge werden gesteuert (und es können daraus Lehren gezogenen werden!)

Diese Pluspunkte motivieren wiederum Ihre Mitarbeiter, was natürlich im Gegenzug die Qualität Ihrer Projekte verbessert. Sie gewinnen also auf der ganzen Linie.

Die Geschichte des Projektmanagements

„Projektmanagement“ wird zwar gemeinhin als modernes Konzept erachtet, Tatsache ist jedoch, dass es bereits zu den Zeiten der Cheops-Pyramide (2580–2560 v. Chr.) oder sogar Stonehenge (3100 v. Chr.) bekannt war. Man könnte sogar behaupten, dass es sich auch bei der Mammutjagd um eine Form von Projektmanagement handelte – zumindest wenn sie sorgfältige, wohl überlegte Konzeption, Zeitplanung und Ausführung beinhaltete.

Machen wir einen riesigen Zeitsprung zum Beginn des 20. Jahrhunderts, wo die ersten echten Methoden entstanden. So entwickelte Henry Gantt im Jahr 1917 das Gantt-Diagramm, das für große Infrastrukturprojekte wie die Hoover-Talsperre und das Autobahnnetz „Interstate Highway System“ in den USA verwendet wurde. Bis heute sind Gantt-Diagramme ein wesentliches Projektmanagement-Tool für zahlreiche Kleinunternehmen.

Doch nach allgemeinem Verständnis begann die Geschichte des modernen Projektmanagements erst in den 1950er-Jahren. Zunächst wurde 1957 die Methode des kritischen Pfads (Critical Path Method) eingeführt und 1958 die Program Evaluation and Review Technique (PERT, auch Ereignis-Knoten-Darstellung genannt). Letztere Methode wurde vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium zur Durchführung des Polaris-Projekts verwendet.

In der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts wurden Projekte oftmals mithilfe von selbst entwickelten Methoden und Prozessen ausgeführt. Das änderte sich jedoch 1998 mit der Anerkennung des vom Project Management Institute herausgegebenen PMBOK Guide (Guide to the Project Management Body of Knowledge) als ANSI-Standard. Auch in den vergangenen Jahren gab es nennenswerte Neuerungen im Projektmanagement. Die Einführung des ISO Standard for Project Management (ISO 21500) ist nur ein Beispiel dafür.

Doch die einschneidendste Veränderung brachte wohl der Aufstieg des Computers, der die Produktivität steigerte und die Kommunikation verbesserte. Dank der technologischen Weiterentwicklung wurde in den 90er-Jahren schließlich das Internet für die Allgemeinheit verfügbar. Das Wachstum des Internets führte schließlich zum Entstehen von webbasierten Projektmanagement-Programmen, mit denen Projekt management Online verwaltet werden können.

Heute sind diese Anwendungen auch auf Mobilgeräten verfügbar. Und durch die Entwicklung computergesteuerter Optionen und komplexer Algorithmen können Projektmanager heute mehr Arbeit in weniger Zeit mit weniger Fehlern als je zuvor erledigen.

Die wichtigsten Grundsätze des Projektmanagements

Professionelles Projektmanagement erfordert diszipliniertes Vorgehen. Auch wenn jedes Projekt anders ist, gibt es zahlreiche allgemeine Grundsätze, an die Sie sich halten sollten, um Ihre Erfolgschancen zu optimieren.

Laut dem Bericht 2018 des Project Management Institute werden 9,9 % der Geldmittel wegen der mangelhaften Durchführung von Projekten verschwendet.

Stellen Sie sich deshalb vor und während eines Projekts die folgenden Fragen:

Was uss gemacht werden?
Wann sollte es gemacht werden und in welcher Reihenfolge?
Wo steht das Projekt im Moment?

Die fünf Phasen des Projektmanagements

Wie bereits erklärt, besteht jedes Projekt aus fünf Phasen:

Initiierung
Planung
Ausführung
Überwachung & Kontrolle
Abschluss

Jede Phase enthält spezielle Aufgaben und Aktivitäten, die erfüllt werden müssen, damit Sie Ihre Projektziele erreichen.

1. Projektinitiierung

In der ersten Phase eines Projekts evaluiert der Projektmanager die Projektidee: Ist sie Teil des Kerngeschäfts Ihres Unternehmens? Ist sie umsetzbar? Profitiert das Unternehmen davon? Wenn die Antwort dreimal „Ja“ lautet, können Sie mit der Definition des Umfangs oder der gewünschten Ergebnisse des Projekts und mit der Identifizierung potenzieller Geschäftspartner oder Stakeholder beginnen. Sollte Ihr Projekt eine Machbarkeitsstudie erfordern, ist das der richtige Zeitpunkt dafür.

Am Ende der Initiierungsphase sollten Sie über einen klaren Projektplan verfügen, der von allen Parteien genehmigt werden muss. Dadurch können Missverständnisse vermieden und Erwartungen während des Projektverlaufs gesteuert werden.

2. Projektplanung

In dieser Phase wird der Plan für das gesamte Projekt erstellt. Dazu zählen folgende Schritte:

Festlegen VERNÜNFTIGER Ziele
Einschätzen der Kosten
Definieren des Umfangs und der wichtigsten Liefergegenstände

Ihr Projektplan (aus der 1. Phase) enthält Informationen zur Beschaffung von Ressourcen sowie dazu, wie:

Qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielt werden können
Risiken und unvorhersehbare Umstände gehandhabt werden
Innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern kommuniziert wird

Idealerweise sollten Sie dem Plan auch eine übersichtliche Zeitleiste beilegen, aus der hervorgeht, welcher Schritt zu welchem Zeitpunkt erforderlich ist. Ein hervorragendes Hilfsmittel dabei sind Meilensteine, also bedeutende Zwischenziele mit klar definierten Fristen.

3. Projektausführung

In der Phase der Projektausführung wird das Projekt für die Außenwelt sichtbar. Der Startschuss fällt bei einem Kick-off-Meeting, wo alle Mitarbeiter von ihren Aufgaben erfahren und detaillierte Informationen über das Projekt erhalten. In dieser Phase geht es darum, qualitativ hochwertige Liefergegenstände zu realisieren. Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, Ressourcen zuzuordnen, dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter deren Aufgaben im Auge behalten und alles nach Plan verläuft.

4. Projektüberwachung und -kontrolle

Die vierte Phase eines Projekts überschneidet sich oft mit der Ausführungsphase. Während des gesamten Projekts ist es wichtig, den Fortschritt aller Liefergegenstände laufend zu prüfen und regelmäßig Teammeetings einzuberufen, damit das Projekt auf Kurs bleibt. In dieser Phase müssen Sie außerdem aufmerksam auf „Scope Creep“, also eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, achten.

Möchten Sie nicht Ihre Zeit mit ständigen Status-Update-Meetings verschwenden? Cloudbasierte Projektmanagement-Software ermöglicht Ihrem Team, den Status von Aufgaben in Echtzeit zu aktualisieren.

5. Projektabschluss

Das Projekt ist abgeschlossen, wenn der letzte Liefergegenstand formal übergeben wurde und alle Stakeholder vom Abschluss des Projekts informiert wurden. Zuvor ist es sinnvoll, sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen und die Situation zu evaluieren:

Was ist gut gelaufen?
Was hätte besser laufen können?
Welche Maßnahmen werden Sie ergreifen, damit künftige Projekte besser laufen?

Dadurch vermeiden Sie nicht nur, dieselben Fehler zu wiederholen, sondern können auch robustere Prozesse entwickeln und die Effizienz des Projektteams steigern.

Die unterschiedlichen Rollen im Projektmanagement

Das Projektmanagement wird selten nur von einer Person ausgeführt. Hier ist eine Liste der wichtigsten Funktionen:

1. Projektmanager: Die Person, die das Team leitet und die Arbeit koordiniert. Sie führt das Projekt durch die einzelnen Phasen und vertritt das Projekt gegenüber den Stakeholdern. Außerdem ist sie verantwortlich für die Definition des Projektumfangs und schließlich für die Planung des Projekts.

2. Projektsponsor: Diese Person (oft eine Führungskraft) trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt. Sie hat das Projekt initiiert oder hatte zumindest die Idee dazu. Das Hauptaugenmerk des Projektsponsors liegt darauf sicherzustellen, dass das Projekt die vereinbarten Vorteile und Ergebnisse liefert.

3. Externer Berater: Es ist nie eine schlechte Idee, Außenstehende in ein Projekt einzubeziehen. Diese haben andere Perspektiven und liefern neue Ansätze, sollten Sie auf Ihrem Weg festgefahren sein.

4. Mitarbeiter: Als Experten ihres Fachs sind die Mitarbeiter die treibende Kraft hinter dem Erfolg eines Projekts. Jeder Mitarbeiter ist für die Fertigstellung einer Teilaufgabe des Projekts zuständig.

5. Stakeholder: Eine Person oder eine Personengruppe, die ein persönliches Interesse am Projekt hat. Dabei könnte es sich um eine interne Gruppe oder eine Agentur innerhalb des Unternehmens handeln. Bei öffentlichen Bauvorhaben könnte dies aber auch einfach die allgemeine Öffentlichkeit sein. Der Projektmanager kommuniziert während des Projekts mit den Stakeholdern, holt aktiv Feedback zu Liefergegenständen und Leistungen ein und handhabt die Erwartungen der Stakeholder.

6. Kunde: Oft ist der Kunde nicht Teil des Unternehmens, das ein Projekt ausführt, sondern ist Geldgeber für das Endergebnis. Der Kunde definiert den Wert des Projekts. Deshalb ist diese Rolle nicht zu unterschätzen – egal ob es sich um eine Einzelperson, ein Team oder eine Drittpartei handelt. Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, sollten die Projektziele mit den Erwartungen und Wünschen des Kunden abgestimmt werden.

Was ist ein Projektmanager?

Wie zuvor erwähnt, führt der Projektmanager ein Projekt von einer Phase zur nächsten. Er vertritt das Vorhaben gegenüber den Stakeholdern. Außerdem definiert er den Umfang eines Projekts und plant schlussendlich seine Ausführung.

Ein Projektmanager bestimmt, welche Aufgaben zum Erreichen der Projektziele nötig sind. Er stellt ein Team zusammen, besorgt die nötigen Tools und legt für die Aufgaben einen klaren Zeitplan fest.

Zusätzlich kümmert sich der Projektmanager um die Sicherung des Budgets, die Steuerung der Risiken und die Überwachung des Projektfortschritts und sorgt dadurch dafür, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben ungehindert innerhalb des Zeitplans erledigen können.

Wichtig ist zu betonen, dass ein Projektmanager zwar das Team und das Projekt leitet, er aber nicht das letzte Wort hat. Der Projektmanager hat für seine Projektidee einen Projektsponsor oder Stakeholder gewonnen und informiert diese laufend über den Fortschritt des Projekts.

Im Allgemeinen sind Projektmanager hervorragend organisierte, zielorientierte und dynamische Persönlichkeiten. Sie können gut unter Druck arbeiten, Führung bieten und wissen, wie sie Menschen motivieren. Neben sozialen Kompetenzen ist Kommunikationsstärke eine weitere zentrale Voraussetzung. Und damit kommen wir direkt zum nächsten Punkt:

Was zeichnet einen erfolgreichen Projektmanager aus?

Warum scheitern Projekte?

Mittlerweise sollte klar sein, dass das Projektmanagement eine enorm anspruchsvolle Tätigkeit sein kann, insbesondere wenn mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen sind. Dabei gibt es viele Gründe, warum Projekte missglücken können:

1. Schlechte Kommunikation

Mangelhafte Kommunikation ist der häufigste Grund, warum Projekte nicht das gewünschte Ergebnis erzielen oder komplett misslingen. Dies kann viele Ursachen haben:

Sprachbarrieren
Unvereinbare Persönlichkeiten
Arbeitsplatzfaktoren
Schlechte Kommunikationskanäle

Auch die Konsequenzen schlechter Kommunikation sind vielfältig:

Abweichende Erwartungen (und Enttäuschung)
Angeschlagene Egos
Stress
Mangelnder Überblick
Kurzfristig vorgebrachte Wünsche
Zeitdruck

2. Schlechte Planung (da ist der Misserfolg ist schon vorprogrammiert)

Die Planung wird manchmal als minderwertige Aufgabe erachtet, als notwendiges Übel, das aber keinen unmittelbaren Mehrwert bringt. Wenn Sie jedoch den Umfang, die Zuständigkeiten und den Zeitplan nicht genau festlegen, geraten Sie später in ersthafte Schwierigkeiten. Ohne gute Planung riskieren Sie:

Zu wenig finanzielle Unterstützung
Knappe Ressourcen und zu wenig Zeit
Verpasste Fristen
Unzufriedene Mitarbeiter oder Kunden

3. Mangelnder Überblick über die Details

Wie viel Ihres Budgets ist noch übrig? Wer ist wofür verantwortlich? Sind Sie noch immer auf Kurs, um Ihre Fristen einzuhalten?

Was könnte bei einem Status-Meeting schlimmer sein als betretenes Schweigen? Ein Wissensvakuum fördert nicht gerade das Vertrauen. Schlimmstenfalls könnte sogar Ihr gesamtes Projekt zu Fall kommen.

4. Verwendung der falschen Tools

Projektmanager verwenden oft mehrere Tools, um die Arbeitsaufträge, Mitarbeiter, Liefergegenstände und deren Fortschritte im Auge zu behalten. Doch in vielen Fällen:

Ist die Software nicht flexible genug für das Projekt
Bremst die Software den Arbeitsprozess aufgrund ihrer hohen Komplexität

Das Ergebnis fühlt sich dann etwa so an, als würde man versuchen, mit einer Gabel Suppe zu essen.

5. Mangelnde Überwachung und Kontrolle

Angenommen, Sie haben mit der Projektausführung begonnen und verfügen über einen krisenfesten Zeitplan, aktualisieren diesen Plan aber nie. Nach kurzer Zeit würden die den Überblick verlieren, weil:

Fristen sich verschoben haben
Aufgaben getauscht wurden
Ressourcen neu zugeteilt wurden

Um zu gewährleisten, dass alles nach Plan verläuft, sollten Sie regelmäßige Prüfungen durchführen und nach Bedarf Änderungen vornehmen. Das bedeutet, dass Sie häufig mit Ihren Mitarbeitern Rücksprache halten müssen, um sicherzugehen, dass der Arbeitsfluss nicht ins Stocken gerät.

6. Kein Risikomanagement

Da jedes Projekt einzigartig ist, sollte Unberechenbarkeit immer als Faktor berücksichtigt werden. Die Qualifizierung und Quantifizierung dieses Faktors und die proaktive Überlegung, was schief gehen könnte und wie Sie im Falle des Falles reagieren, nennt sich „Risikomanagement“. Und ja, auch das gehört zu den Aufgaben eines Projektmanagers.

7. Änderungen im Umfang (oder „Scope Creep“)

Ein altbekanntes Szenario: Ein Stakeholder bittet Sie um eine „kleine Änderung“ oder eine „minimale Erweiterung“ im Umfang – wirklich so klein, dass das Budget oder die Zeitplanung unmöglich betroffen sein kann. Richtig? Falsch!

Jedes Projekt ist ein heikler Balanceakt zwischen den „dreifachen Einschränkungen“ Umfang, Zeit und Kosten. Die Änderung eines dieser Faktoren bewirkt unweigerlich auch die Änderung eines (oder beider) anderen: Wenn sich der Umfang ändert, müssen Fristen nach hinten verschoben werden oder die Projektkosten steigen.

Sieben Schritte zum perfekten Projektplan

Hier ist eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten bei der Projektplanung:

1. Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts

Hiermit beginnt jedes Projekt. Als ersten Schritt sollten Sie alle Stakeholder einbeziehen und mit ihnen die Anforderungen, Erwartungen und Eckpunkte des Projekts besprechen. Dazu zählen:

Der Umfang
Das Budget
Der Zeitrahmen

Halten Sie diese Informationen in Ihrem Projektplan fest, damit alle Beteiligten am selben Informationsstand sind und das Risiko kostspieliger Missverständnisse minimiert werden kann.

TIPP: Achten Sie darauf, dass Sie weniger versprechen als Sie halten. Nehmen Sie die Forderungen der Stakeholder genauer unter die Lupe und versuchen Sie zu erkennen, welche zugrunde liegenden Vorteile sich diese erwarten. Und genau die sollte Ihr Projekt liefern.

2. Unterteilen Sie Ihr Projekt in Phasen, Meilensteine und Aufgaben

Bestimmen Sie anschließend den zeitlichen Ablauf Ihres Projekts. Was sind die ersten wichtigen Aufgaben, die Sie in Angriff nehmen, und welche Aufgabe steht ganz am Schluss? Mehrere miteinander verwandte, kleinere Aufgaben können in größere Meilensteine zusammengefasst werden. Die Unterteilung des Projekts in handliche, realisierbare Abschnitte verhindert, dass sich Ihr Team von der Arbeitslast überwältigt fühlt, und gewährleistet eine reibungslose Durchführung.

3. Kalkulieren Sie grob die erforderlichen Ressourcen

Wie viele Mitarbeiter und welche Ressourcen benötigen Sie für Ihr Projekt? Seien Sie bei dieser Überlegung möglichst realistisch: Sie möchten weder knausern noch prassen. Denn beides gefährdet den Zeitplan und das Budget Ihres Projekts.

4. Stellen Sie Ihre Ressourcen zusammen

Jetzt, wo Sie wissen, welche Ressourcen Sie benötigen, ist es an der Zeit, die richtigen Personen an Bord zu holen. Vergewissern Sie sich, dass alle die richtigen Tools zur Ausführung ihrer Aufgabe verfügbar haben. An diesem Punkt sollten Sie auch die unterschiedlichen Abschnitte des Projekts gruppieren und organisieren.

5. Verknüpfen Sie Aufgaben miteinander

Bevor Sie mit der Erstellung des Zeitplans beginnen, müssen Sie bestimmen, welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Anders ausgedrückt: Welche Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor eine andere begonnen werden kann? Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten:

Ende-Anfang-Beziehung: Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beginnen kann.
Beispiel: Bevor Sie eine Straße bauen können (Aufgabe B), müssen Sie Land kaufen (Aufgabe A).
Anfang-Anfang-Beziehung: Aufgabe A muss beginnen, bevor Aufgabe B beginnen kann.
Beispiel: Bevor Sie mit den Asphaltierungsarbeiten beginnen können (Aufgabe B), müssen Sie die Straße aufgraben (Aufgabe A).
Ende-Ende-Beziehung: Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B abgeschlossen werden kann.
Beispiel: Bevor Sie die Fahrbahnmarkierung anbringen können (Aufgabe B), muss der Asphalt aufgetragen worden sein (Aufgabe B).
Anfang-Ende-Beziehung: Aufgabe A muss beginnen, bevor Aufgabe B abgeschlossen werden kann. Beispiel: Bevor Sie die Fahrbahnmarkierung anbringen können (Aufgabe B), müssen Sie mit dem Aufgraben der Straße beginnen (Aufgabe B).

6. Erstellen Sie einen Zeitplan

Sammeln Sie alle in Schritt 2 und 5 zusammengetragenen Informationen und tragen Sie die unterschiedlichen Aktivitäten in Gruppen zusammengefasst auf einer Zeitleiste ein. Reihen Sie dabei alle Aufgaben und Meilensteine jeder Projektphase auf übersichtliche Weise aneinander. Legen Sie für wichtige Meilensteine und Liefergegenstände fixe Fristen fest.

TIPP: Wenn alles gleich wichtig ist, wird alles unwichtig. Die Priorisierung ist deshalb in dieser Projektphase ausschlaggebend für die erfolgreiche Ausführung. Sollte Ihnen das schwer fallen, versuchen Sie es mit einer Eisenhower-Matrix und sortieren Sie Aktivitäten auf der Basis ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit.

7. Dokumentieren Sie alles

Wie wichtig es ist, alle Details festzuhalten, kann nicht stark genug betont werden. Alle Mitarbeiter des Projektteams sollten jederzeit in der Lage sein, den Status aller Aufgaben, Meilensteine oder Liefergegenstände einzusehen, für die sie verantwortlich sind. Vergessen Sie außerdem nicht, die Dauer der einzelnen Aufgaben festzuhalten. Auf diese Weise können Sie Fristen und Budgets für künftige Projekte besser einschätzen.

Erstellen Sie Ihren eigenen Projektplan

TIPP: Sind Sie neu im Projektmanagement und in der Projektplanung? Dann nutzen Sie für Ihren ersten Projektplan doch diese Vorlage:

So erstellen Sie einen einwandfreien Projektplan (kostenlose Vorlage)

Die Projektplanung sollten Sie weder unterschätzen noch fürchten: Im Prinzip geht es um das Zusammentragen aller nötigen Bestandteile und deren Anordnung auf einer realistischen Zeitleiste. Egal ob Sie begeisterter Projektmanager sind oder versehentlich in diese Rolle geschlittert sind: Das oben beschriebene Konzept funktioniert für alle Projektmanager oder Branchen.

Methoden des Projektmanagements

Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Vorgehensweisen bei der Durchführung von Projekten bewährt. Hier finden Sie die gängigsten. Sie sind in der Reihenfolge ihres Auftretens aufgelistet:

Wasserfallmodell

Das Wasserfallmodell basiert auf einer festen Reihenfolge. Das bedeutet, dass alle Phasen oder Aufgaben im Projekt nahtlos aufeinander folgen: Zuerst ermitteln Sie die Anforderungen für ein Projekt, dann bestimmen Sie das Design, entwickeln die Lösung, testen und implementieren sie und beginnen anschließend mit der Wartung. Es gibt also keine Überschneidungen.

Empfehlenswert bei: Projekten mit klaren Anforderungen oder wenigen zu erwartenden Änderungen („Scope Creep“).

Sollte vermieden werden: Wenn Sie nicht wirklich wissen, wohin Sie das Projekt führen wird, und wenn die Anforderungen anfangs noch nicht genau definiert sind.

Agiles Modell

Das agile Modell ermöglicht Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei sich ändernden Anforderungen. Die Arbeit erfolgt in kurzen Zyklen, auch „Sprints“ genannt, in engen fest definierten Zeitfenstern. Die Mitarbeiter versuchen möglichst viel ihrer Aufgaben zu erledigen, bevor sie sich der nächsten Projektphase widmen.

Empfehlenswert bei: Projekten, die rasche Ergebnisse liefern sollen, auf denen aufgebaut wird

Sollte vermieden werden: Wenn Sie in einem traditionellen Bereich oder an einem großen Projekt arbeiten (da es beim agilen Modell schwieriger ist, die Zeitdauer einzuschätzen).

Scrum-Modell

Das Scrum-Modell basiert auf dem agilen Modell, verlangt aber ein weniger komplexes Projektmanagement. Dieses Modell erlaubt die Überschneidung von Aufgaben. Außerdem ist dieses Modell ideal, wenn erwartet wird, dass Sie während des Prozesses Änderungen vornehmen. Das Scrum-Modell besteht im Grunde aus der Aneinanderreihung von Sprints, wobei vor jedem Sprint überprüft wird, ob sich die Anforderungen der Stakeholder verändert haben.

Empfehlenswert bei: Projekten mit iterativen Prozessen, z. B. bei der Produktentwicklung

Sollte vermieden werden: Wenn sich Anforderungen nicht ändern dürfen oder wenn Ihr Unternehmen nicht bereit ist, sich voll und ganz auf diese Methode einzulassen.

Diese drei Projektmanagement-Methoden sind natürlich nur ein kleiner Auszug. Es gibt noch viele weitere Modelle.

Projektmanagement-Software

Glücklicherweise haben wir uns seit den Zeiten der Ad-hoc-Planung oder mühevoll von Hand erstellten Projektpläne weiterentwickelt. Die Geburt des Internets begünstigte das Entstehen verschiedenster hilfreicher Ressourcen, sodass wir heute eine breite Palette von Projekt management programm zur Verfügung haben, die uns bei unseren Aufgaben helfen.

Doch warum sind diese Programme so nützlich? Welche Vorteile bieten sie gengenüber den herkömmlichen Methoden des Projektmanagements?

Die Vorteile von Projektmanagement-Software

Zu den wichtigsten Vorteilen von Projektmanagement Tool zählen:

Standardisierte Verfahren im Projektmanagement
Fundiertere Entscheidungen
Optimale Zuordnung von Ressourcen
Verbessertes Aufgabenmanagement und Transparenz
Vereinfachung von Risikomanagement, Prognosenerstellung und Budgetierung
Einsparungen bei Zeit und Geld
Effiziente Zusammenarbeit im Team
Verbesserte Kundenzufriedenheit

Mit Projektmanagement-Tools können Sie Informationen zentral bündeln, geplante Aufgaben verfolgen, Einblicke in die Arbeitsauslastung erlangen und Änderungen vornehmen, ohne den Fokus zu verlieren. Doch welche der zahlreichen angebotenen Funktionen benötigen Sie wirklich?

8 Wesentliche Funktionen von Projektmanagement-Software

► Planung

Die Planungsfunktion ist eine Kernkomponente von Projektmanagement-Software. Die Software muss Ihnen ermöglichen, geplante Aufgaben und Fristen im Auge zu behalten. Ein gemeinsam genutzter Teamkalender kann ebenfalls von großem Nutzen sein, ebenso wie automatische Benachrichtigungen von bevorstehenden Fristen.

Besonders innovative Tools ermöglichen es Ihnen auch, Aufgaben und Zuständigkeiten bestimmten Mitarbeitern unter Berücksichtigung der Arbeitslast und der Zeitplanung zuzuweisen.

► Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement ist eine Grundfunktion der meisten Projektmanagement-Tools. Mit einem guten Aufgabenmanager können Sie Projekte in Meilensteine und Aufgaben unterteilen und diese wiederum mit Fristen und Budgets verknüpfen. Fortschrittlichere Tools bieten sogar den „kritischen Pfad“: die Reihenfolge, in der Aufgaben ausgeführt werden müssen, damit das Projekt die gewünschten Fortschritte macht.

► Zusammenarbeit und Kommunikation

Der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten ist reibungslose Kommunikation. Projektmanagement-Tools dienen dabei als Schaltzentrale für wichtige Daten und Projektinformationen.

Manche erleichtern auch den Informationsaustausch mit Kunden. Somit stellen sie eine simple Möglichkeit dar, um Kunden Transparenz in Bezug auf den Projektfortschritt zu bieten, ohne Zeit mit unzähligen Meetings zu verschwenden.

► Reporting

Berichte und Statistiken helfen Ihnen, Einblicke in frühere oder aktuelle Projekte zu gewinnen. Warum haben Sie das Budget überschritten? Warum wurde eine Frist verpasst? Aus diesen Informationen können Sie wichtige Erkenntnisse ziehen und Ihre Arbeitsprozesse verbessern.

► Budget- und Ressourcenmanagement

Die besten Tools bieten spezielle Funktionen zum Ressourcenmanagement. Sie erhalten damit einen Überblick über belegte Sitzungsräume, geplante und verwendete Ressource sowie deren Kosten. Die Software ermöglicht Ihnen dadurch, das Budget einzuhalten sowie doppelte Reservierungen und Engpässe bei Ressourcen zu vermeiden.

► Zeiterfassung

Dank Funktionen zur Zeiterfassung können Sie feststellen, welche Aufgaben im Projekt am meisten Zeit in Anspruch nahmen. Und das hilft Ihnen wiederum bei der Kosten- und Zeiteinschätzung für künftige Projekte. Viele Tools bieten eine einfache Zeiterfassung. Doch die Möglichkeit, unterschiedliche Stundensätze festzulegen oder Ihrer Rechnung verrechenbare Stunden automatisch hinzuzufügen, kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen.

► Mobiler Zugriff

Hierbei handelt es sich oft um eine abgespeckte Version von Online-Projektmanagement-Tools. Eine mobile App bietet Remote-Zugriff für Mitarbeiter, die unterwegs sind, z. B. auf Geschäftsreise. Sie haben damit die Möglichkeit, unabhängig von Ihrem Standort Aufgaben oder Meilensteine zu aktualisieren, gearbeitete Stunden zu erfassen und zu fakturieren und Ihr Team mit den neuesten Informationen zu versorgen.

► Integrationssoftware

Abgesehen von Ihrem Projektmanagement-Programm verwenden Sie und Ihr Team sicherlich auch andere Tools, wie etwa individuelle E-Mail-, Kalender- oder CRM-Anwendungen. Die Verbindung dieser mit Ihrer Projektmanagement-Software sorgt für verbesserte Transparenz, da Informationen unmittelbar verfügbar sind und Datensilos vermieden werden.

Sehen Sie selbst, wie Sie mit der
Projektmanagement-Software von Teamleader optimale Kontrolle über Ihre Projekte gewinnen.