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Korrekte Rechnungen sind für Ihr Unternehmen Gold wert. Sie stellen nicht nur sicher, dass Sie für Ihre Dienstleistungen oder Waren bezahlt werden, sondern bieten auch einen klaren Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Doch das Erstellen einer (digitalen) Rechnung nach allen Regeln der Kunst ist nicht immer einfach. Deshalb haben wir hier für Sie Tipps, Tricks und diverse Muster zusammengefasst. Viel Spaß!

  1. Warum sind Rechnungen so wichtig?
  2. Unterschiedliche Typen von Rechnungen
  3. Wie schreibt man eine Rechnung?
  4. Rechnungsmuster
  5. Wann erstellt und sendet man eine Rechnung?
  6. Digitale Rechnungslegung: Wie funktioniert das?

Rechnungen warum wichtig
Warum sind Rechnungen so wichtig?

Als Selbständiger sollten Sie idealerweise so sorgfältig über Ihre Rechnungen wachen wie eine Großmutter über ihre Kristallgläser. Wir übertreiben? Nein, tun wir nicht! Hier sind drei Gründe dafür:

  1. Rechnungen sind ebenso bedeutend wie der Zeitstempel nach getaner Arbeit. Rechnungen sind Nachweis dafür, dass Sie ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung geliefert haben. Wenn Ihr Kunde nicht nach den Regeln spielt und die Zahlung verweigert, können Sie anhand der Rechnung Ihr Geld einfordern.
  2. Falsche Rechnungen sind Steuerbehörden ein Dorn im Auge. Wenn Rechnungen nicht korrekt ausgestellt sind, besteht die Gefahr, dass Ihre Buchhaltung nicht korrekt abgewickelt wird, und Sie riskieren eine Strafe. Übrigens gilt das nicht nur für Rechnungen, die Sie selbst ausstellen – also die Ausgangsrechnungen. Falsch ausgestellte Rechnungen von Lieferanten – Eingangsrechnungen – können ebenfalls geahndet werden.
  3. Rechnungen bieten Ihnen Einblick in Ihr Unternehmen. Schließlich sind Ihre Rechnungen das Spiegelbild Ihrer Einnahmen und Ausgaben und ermöglichen es Ihnen, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu bewerten.

„Dank unserer digitalen Rechnungen können wir leicht Schlüsse aus unseren Zahlen ziehen und haben einen klaren Überblick über unseren Umsatz.“ - Jonah Van Laer, Gründer von Tuinjan

Unterschiedliche Typen von Rechnungen

Im Großen und Ganzen gibt es acht verschiedene Arten von Rechnungen.

  1. Die Standardrechnung enthält Standardinformationen – wie der Name schon sagt. Dies ist der standardmäßig verwendete Rechnungstyp.
  2. Die Handelsrechnung wird verwendet, wenn Waren von einem Land in ein anderes geliefert werden.
  3. Für Großprojekte – wie etwa im Baugewerbe – können periodische Rechnungen ausgestellt werden, wenn beispielsweise eine Bauetappe abgeschlossen wurde. Auf diese Weise erhalten Sie schon während des Projekts Einnahmen.
  4. Verrechnen Sie nicht nach Produkt oder Dienstleistung, sondern nach Stunden einen fixen Stundensatz? Dann machen Sie diese Angaben auf einem Stundenzettel oder per Zeiterfassung. Vor allem Berater und Agenturen verwenden diese Rechnungsart.
  5. Für regelmäßige Kunden können Sie eine wiederkehrende Rechnung erstellen, beispielsweise am Ende des Monats.
  6. Mit einer Pro-Forma-Rechnung geben Sie den geschätzten Preis bestimmter Waren oder Dienstleistungen an. Diese Rechnung ist oft identisch mit Ihrem Kostenvoranschlag.
  7. Bei einer wertbasierten Rechnung hängt der Betrag von der Menge der Arbeit ab, die Sie geleistet haben. Diese Rechnungsart ist besonders hilfreich, wenn Sie den Wert einer Dienstleistung oder eines Produkts im Voraus wissen.
  8. Eine Festpreisrechnung eignet sich am besten für Projekte mit exakt definierten Erwartungen. Besonders Freiberufler greifen darauf zurück.

Welche Rechnungsart erstellt man für welches Projekt? Und wo lauern die Stolpersteine? Dieser Blogbeitrag führt Sie durch das Labyrinth der Rechnungslegung.

Wie schreibt man eine Rechnung?

Eine Rechnung besteht in der Regel aus drei Teilen: dem Rechnungskopf, den Rechnungszeilen und dem Rechnungssatz. Ja, manchmal ist es wirklich so einfach. Jeder Teil beinhaltet eine Reihe von zwingend erforderlichen Elementen.

Im Rechnungskopf sind folgende Informationen enthalten:

  • Das Wort „Rechnung“
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung und die Rechnungsnummer
  • Der Name Ihres Unternehmens und die Gesellschaftsform (z. B. GmbH, UG)
  • Ihre vollständige Adresse
  • Ihre Bankkontonummer
  • Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Lieferdatum der Ware oder Leistung

Zusätzlich müssen auch Informationen über Ihren Kunden im Rechnungskopf stehen:

  • Der offizielle Name des Unternehmens
  • Die vollständige Adresse
  • Die Umsatzsteuernummer

In den Rechnungszeilen beschreiben Sie die Waren und Dienstleistungen sowie deren Menge. Das kann auf zwei Arten geschehen:

  • Aufführung der einzelnen Teile mit dem jeweiligen Stückpreis
  • Angabe Ihres Stundensatzes und der Zeit, die Sie für jede Etappe des Projekts aufgewendet haben

Dieses Rechenbeispiel macht das deutlich.

Im Rechnungssatz ist Folgendes aufzuführen:

  • Der Nettobetrag (Betrag ohne Umsatzsteuer)
  • Der Umsatzsteuersatz und dessen Betrag
  • Der Gesamtbetrag
  • Die Zahlungsfrist
  • Der Zahlungsweg

Allgemeine Geschäftsbedingungen sind nicht jedermanns Lieblingslektüre. Auch wenn es ratsam ist, sie in Ihrer Rechnung anzuführen, ist dies nicht zwingend erforderlich. Beachten Sie aber: Wenn sich Ihre Rechnung an eine Privatperson richtet, müssen Sie diese Geschäftsbedingungen auch in Ihrem Angebot aufführen. Für Unternehmen reicht ein Verweis auf Ihre Website.

Rechnungsmuster

Schlechte Künstler kopieren. Gute Künstler stehlen. Und das gilt auch für die Erstellung von Rechnungen. Ein goldener Tipp: Nehmen Sie sich vorhandene Rechnungen als Vorlage. Damit sparen Sie eine Menge Zeit.

Der Haken daran: Sie wissen nicht, welche Rechnungen korrekt sind. Deshalb haben wir drei Rechnungsmuster für Sie, an denen nicht einmal der strengste Finanzbeamte etwas auszusetzen hat.

Rechnung wann erstellen und senden
Wann erstellt und sendet man eine Rechnung?

Wenn Sie Ihre Rechnungen so langsam schreiben wie George Martin seine Bücher, haben Sie ein Problem. Denn sobald ein Projekt abgeschlossen ist, sollten Sie dafür sorgen, dass die Rechnung möglichst schnell das Haus verlässt.

Die Frist dafür ist der 15. Tag des Folgemonats nach der Lieferung. Wenn Sie beispielsweise am 23. April Waren an einen Ihrer Kunden geliefert haben, haben Sie bis zum 15. Mai Zeit, Ihre Rechnung zu erstellen und zu senden.

Es ist aber ratsam, nicht so lange zu warten. Zu Beginn eines jeden Monats müssen Sie normalerweise eine Menge Geld bezahlen. Wenn Ihre Kunden ihre Rechnungen rasch bezahlen, können auch Sie Ihre fälligen Beträge leichter begleichen. Doch in jedem Fall gilt: Halten Sie die Frist ein, da sonst eine Strafe von der Behörde droht.

Ist Ihr Kunde Freiberufler oder Unternehmer? Dann hat er für die Bezahlung der Rechnung 30 Tage ab dem Tag des Rechnungseingangs Zeit. Sie können von diesem Standard zwar abweichen, es empfiehlt sich aber, solche Abmachungen schriftlich festzuhalten. Für Privatpersonen gibt es keine fixe Frist, sondern nur eine „angemessene Frist“. In der Praxis bedeutet das: ein bis zwei Wochen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, können Sie auf Ihrer Rechnung Zahlungsbedingungen als Teil der Geschäftsbedingungen einfügen.

Okay, der Kunde ist König. Aber was, wenn er die Rechnung nicht bezahlt? Spam-E-Mails? Einen Stalker anheuern? Glücklicherweise nicht. In drei einfachen Schritten gelangen Sie zu einer effizienten Lösung.

Digitale Rechnungslegung: Wie funktioniert das?

Die Druckerpatronen Ihres Druckers sind wieder einmal leer, die Adresse passt einfach nicht auf den Briefumschlag und egal wie freundlich er herüberlacht – das Gesicht von König Philip auf der Briefmarke ist einfach kein ästhetischer Mehrwert. Papierrechnungen kosten Zeit, Geld und Nerven. Schließlich können Sie nie sicher sein, ob Ihre Rechnung tatsächlich beim Kunden ankommt.

Immer mehr Selbstständige nutzen die digitale Rechnungslegung über ein Online-Tool. Das hat drei Vorteile:

  1. Sie gewinnen Zeit. Mit Software können Sie eine Rechnung mit nur wenigen Klicks im eigenen Firmenstil entwerfen. Die Buchung, der Versand und die Verarbeitung erfolgen ebenfalls digital und daher schneller.
  2. Sie sparen Geld. Die Kosten für die Software bleiben in der Regel gleich, unabhängig davon, wie viele Rechnungen Sie versenden. Briefumschläge, Papier, Tintenpatronen, Briefmarken ... das alles brauchen Sie nicht mehr.
  3. Es ist denkbar einfach. Sie haben die Gewissheit, dass Ihre Rechnung die richtige Person erreicht. Zusätzlich kann sich der Empfänger Ihre Rechnung bei einer für ihn günstigen Gelegenheit ansehen: auf dem Smartphone, Tablet oder Computer, im Büro, im Urlaub oder wo auch immer er sein mag.

Digitale Rechnungslegung oder elektronische Rechnung: alles dasselbe?

Nein, eine digitale Rechnung ist eine PDF-, Word- oder Excel-Datei, die mit einer Software erstellt und gesendet wird. Diese Rechnungsart ist normalerweise ausreichend für den durchschnittlichen Selbstständigen. Eine elektronische Rechnung dagegen ist eine XML-Rechnung, die dem europäischen PEPPOL-Standard, Version 2 oder 3 Insert nerd-emoji! entspricht.

Möchten Sie mehr wissen zu digitalen Rechnungen? Dann sind Sie hier richtig! Wir haben alles Nützliche für Sie zusammengestellt.

„Am Anfang schaffen Sie es zum Beispiel, Rechnungen manuell zu erstellen – aber das hält nicht an. Teamleader ersparte mir bis heute eine Menge Ineffizienz, Frustration und Zeitverschwendung“. - Laurent Debaere, Gründer und Geschäftsführer von Berdea

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Teamleader ist eine einfache Software, die CRM, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einem handlichen Tool vereint. Erstellen, versenden und verwalten Sie Ihre Rechnungen mit nur wenigen Klicks. Angebote können im Handumdrehen in eine Rechnung umgewandelt werden, jedes Dokument erhält Ihre Corporate Identity und Kunden können problemlos online bezahlen.

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Une bonne facturation vaut de l'or pour votre entreprise. Elle ne vous garantit pas seulement le paiement de vos services ou produits, elle vous donne également une vue d'ensemble claire de vos recettes et dépenses. Mais établir une facture (en ligne) selon les règles de l'art n'est pas toujours chose facile. C'est pourquoi nous vous offrons des conseils, astuces, divers modèles et le pourquoi du comment. De rien !

Pourquoi les factures sont-elles essentielles ?

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Pourquoi les factures sont-elles essentielles ?

  1. Les factures sont synonymes de passage en caisse. Elles prouvent que vous avez fourni un produit ou service. Si elles ne sont pas conformes à la réglementation et que votre client refuse de payer, vous pourrez toujours courir pour récupérer votre argent.
  2. Si vos factures sont erronées, vous passez à la caisse de l’administration fiscale. Si elles sont incorrectes, votre comptabilité est en danger et vous vous exposez à une amende. D'ailleurs, cela ne concerne pas seulement les factures que vous établissez, les factures dites sortantes. Les factures erronées des fournisseurs, ou factures entrantes, s’exposent également à des sanctions.
  3. Les factures vous donnent des informations sur votre entreprise. Après tout, elles indiquent vos recettes et vos dépenses, ce qui vous permet d'évaluer la santé financière de votre entreprise.

« Grâce à nos factures en ligne, nous pouvons facilement interpréter nos résultats et voir exactement où nous en sommes en termes de chiffre d'affaires ». Jona Van Laer, fondateur de Tuinjan

Les différents types de factures

Les factures sont comme les bières blondes : certaines sont très bonnes et d'autres pas vraiment (vous avez déjà goûté une Budweiser ?). De manière générale, il existe 8 différents types de factures.

  1. Comme son nom l’indique, la facture standard contient des informations standards et elle est utilisée par défaut.
  2. La facture commerciale est utilisée lorsque vous expédiez des marchandises d'un pays à un autre.
  3. Pour les grands projets, par exemple dans le bâtiment, vous pouvez envoyer une facture périodique chaque fois qu'une phase est terminée. De cette façon, vous générez également des recettes pendant le projet.
  4. Vous ne facturez pas des produits ou services mais des heures à un taux fixe ? Si c'est le cas, veillez à l'indiquer clairement sur une feuille de temps ou via l'enregistrement des heures travaillées. Ce type de facture est très utilisée par les consultants et les agences.
  5. En ce qui concerne les clients pour lesquels vous travaillez en continu, vous établissez une facture récurrente à intervalle régulier. Par exemple à chaque fin de mois.
  6. La facture pro forma vous permet de donner le prix estimé de certains biens ou services. Elle est souvent identique à votre devis.
  7. Dans le cas d'une facture basée sur la valeur d'un service ou produit fourni, le montant dépend de la quantité de travail effectué. C'est particulièrement utile si vous pouvez déterminer à l'avance la valeur d'un produit ou service.
  8. Une facture avec un prix forfaitaire est parfaitement indiquée pour les projets dont les attentes sont clairement définies. Elle est utilisée en particulier par les travailleurs indépendants.

Quel type de facture établir pour quel type de projet ? Et quels sont les pièges à éviter ? Cet article de blog vous aidera à y voir plus clair.

Comment faire une facture ?

Une facture est généralement composée de 3 parties : l'en-tête de facture, les lignes de facture et le montant de la facture. Oui, parfois c'est aussi simple que ça. Chaque composante contient un certain nombre d'éléments obligatoires.

Dans l'en-tête de facture, vous indiquez vos coordonnées ainsi que :

  • le mot « facture » de façon claire
  • la date de création et le numéro de série
  • la raison sociale et la forme juridique de votre entreprise (SA, SPRL, etc.)
  • votre adresse complète
  • vos coordonnées bancaires
  • votre numéro de TVA, d’entreprise (Belgique) ou de SIREN (France)
  • la date de livraison des biens ou services

Vous devez aussi inclure les coordonnées de votre client dans l'en-tête de facture :

  • la raison sociale de l'entreprise
  • l’adresse complète
  • le numéro de TVA

Dans les règles de facturation, vous décrivez les biens et services et leur quantité. Il y a deux façons de procéder en indiquant :

  • les différentes phases et le prix unitaire correspondant
  • votre taux horaire et le temps passé sur chaque phase du projet

Cet exemple de calcul clarifie immédiatement les choses.

Vous indiquez dans le montant de la facture :

  • le montant net (montant hors TVA)
  • le taux et le montant de la TVA
  • le montant total
  • le délai de paiement
  • les modalités de paiement

Les conditions générales sont comme les règlements de copropriété : personne ne les lit. Cependant, il peut s'avérer judicieux de les indiquer sur votre facture, même si ce n'est pas obligatoire. Attention : si votre facture est destinée à un particulier, vous devez indiquer ces conditions générales sur votre devis. Pour les entreprises, la mention de votre site internet suffit.

Modèles de factures

Les bons artistes copient, les grands artistes volent. (Picasso) Et cela s'applique tout aussi bien à l'établissement de factures. Utiliser des factures existantes est l’une des astuces les plus efficaces. Ça vous fera gagner beaucoup de temps.

Problème : vous ne savez pas quelles factures ont été établies selon les règles de l'art. C'est pourquoi nous avons créé trois modèles pour lesquels même le contrôleur fiscal le plus strict ne trouverait rien à redire.

Quand établir une facture et l'envoyer ?

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Quand établir une facture et l'envoyer ?

Si facturer vous prend autant de temps que de préparer un repas pour deux cents personnes, vous avez un problème. Car une fois un projet terminé, il vaut mieux envoyer votre facture le plus rapidement possible.

Le délai est fixé au 15ème jour du mois suivant la réalisation de la vente ou la prestation de service. Si, par exemple, vous livrez des marchandises à l'un de vos clients le 23 avril, vous avez jusqu’au 15 mai pour établir et envoyer votre facture.

Il est donc conseillé de ne pas attendre. Au début du mois, vous devez habituellement débourser beaucoup d'argent. Si vos clients paient leurs factures rapidement, vous déboursez plus facilement les sommes dues. Dans tous les cas : respectez les échéances. Autrement, le gouvernement pourra vous infliger des amendes.

Votre client est un travailleur indépendant ou une entreprise ? Il dispose alors de 30 jours pour régler la facture, à compter de sa date de réception. Vous pouvez ne pas respecter cette règle mais, dans ce cas, vous devrez écrire cette clause noir sur blanc. Il n'y a pas d'échéance fixe pour les particuliers, mais il existe un « délai raisonnable ». En pratique : une à deux semaines. Pour éviter toute contestation, vous pouvez inclure un délai de paiement dans les conditions générales de votre facture.

OK d'accord, le client est roi. Mais que faire s'il ne paie pas votre facture ? Lui envoyer des tonnes d'e-mails ? Embaucher quelqu'un pour le harceler ? Heureusement que non. Voici une solution efficace en 4 étapes simples.

La facturation en ligne : comment ça marche ?

Votre imprimante indique à nouveau que les cartouches d'encre sont vides, l'adresse du destinataire ne rentre pas sur l'enveloppe et, même s'il est très beau, le monument sur le timbre n'apporte rien d'un point de vue esthétique. Les factures papier vous coûtent du temps, de l'argent et votre sérénité. En effet, comment pouvez-vous être sûr que votre facture arrivera bien à destination ?

De plus en plus de travailleurs indépendants éditent leurs factures en ligne avec un outil en ligne. Cela présente 3 avantages :

  1. Un gain de temps considérable. Avec un logiciel, vous pouvez créer une facture dans votre propre style en quelques clics. L'enregistrement, l'envoi et le traitement se font aussi en ligne et donc plus rapidement.
  2. Vous faites des économies. Le coût de revient du logiciel reste généralement le même, quel que soit le nombre de factures envoyées. Enveloppes, papier, cartouches d'encre, timbres... Vous n'en avez plus besoin.
  3. C'est simple comme bonjour. Vous êtes certain que votre facture parviendra à la bonne personne. De plus, il ou elle peut accéder à votre facture n'importe quand : sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, au bureau, en vacances ou dans le rayon biscuits apéritifs d’un Carrefour.

Facturation en ligne ou facturation électronique : même chose ?

Non, une facture en ligne est créée et envoyée via un logiciel et c'est un fichier PDF, Word ou Excel. C’est généralement suffisant pour la plupart des travailleurs indépendants. En revanche, une facture électronique est une facture au format XML (conforme à la norme européenne PEPPOL, version 2 ou 3) Insérez émoji nerd ! Les fournisseurs du secteur public ont l'obligation d'établir des factures électroniques.

Envie de tout savoir sur la facturation en ligne ? Message reçu ! Nous avons établi la liste des informations utiles.

« Au début, vous arrivez à établir vos factures manuellement. Mais ça ne dure pas. Jusqu'à maintenant, Teamleader m'a permis de gagner en efficacité et d'éviter frustration et perte de temps. » Laurent Debaere, fondateur et directeur de Berdea

Découvrez Teamleader, l'outil qui vous simplifie vraiment la facturation

Teamleader est un logiciel qui combine CRM, gestion de projet et facturation dans un même outil simple d'utilisation. Créez, envoyez et traitez vos factures en quelques clics. Les devis sont convertis en facture en moins de deux, chacun de vos documents est aux couleurs de votre entreprise et vos clients paient en ligne en toute simplicité.

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Robin Van Cleemput

Robin hat im Laufe seiner Jahre bei Teamleader schon viele Hüte getragen: Content Writer, Content Manager, Brand Marketeer. Im Moment hat er sich in seiner Rolle als Allround-Kreativer eingerichtet, der Konzepte entwirft, Kampagnen mitgestaltet und sowohl lange als auch kurze Texte verfasst. Er ist auch dafür bekannt, dass er bei Teamleader-Veranstaltungen das Mikrofon übernimmt, und er glaubt fest daran, faul und klug zu sein. Sprechen Sie mit ihm über Content Marketing, Kampfsport und gute Musik. Und bringen Sie ein Craft-Bier mit. Er ist mindestens ein Viertel Hipster.

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