Die sieben Sünden eines miserablen Projektmanagers

• Schlechte Kommunikation

Wir sind uns alle einig, dass es für jedes Projekt unerlässlich ist, Informationen und Wissen proaktiv miteinander zu teilen, stimmt's? Und doch ist es so, dass mangelnde Kommunikation der Hauptgrund dafür ist, wenn Projekte nicht die gewünschten Ergebnisse liefern oder sogar gänzlich scheitern.

Mangelnde Kommunikation kann viele Ursachen haben: Sprachbarrieren, aufeinanderprallende Persönlichkeitsmerkmale, Arbeitsumstände, schlechte Kommunikationswege... Auch die möglichen Konsequenzen sind vielfältig: divergierende Erwartungen und entsprechende Enttäuschung, verletzte Egos, unnötiger Stress durch mangelnden Überblick, neue Anforderungen in letzter Minute und Arbeiten unter Zeitdruck.

• Bei der Planung scheitern (heißt planen zu scheitern)

Wenn ein großes Projekt auf Ihrem Schreibtisch landet, werden Sie sich reflexartig sofort darauf stürzen und damit beginnen, Business Requirements zusammenzustellen. Planung wird oft als zweitrangig angesehen – als etwas, das zwar getan werden muss, aber aber keinen Mehrwert liefert.

Dabei ist künftiger Misserfolg vorprogrammiert, wenn man den Umfang, die Verantwortlichkeiten und den Zeitplan eines Projekts nicht angemessen definiert. Ohne einen guten Plan riskieren Sie einen Mangel an Business Support, Ressourcen und Zeit, gefährden Sie den Zeitplan und laufen Gefahr, den Zorn von Kollegen und Kunden auf sich zu ziehen.

• Die Details aus den Augen verlieren

Der Teufel steckt im Detail. Wenn Sie viele Bälle auf einmal in der Luft halten müssen, kann es schwierig werden, bei allen Projekten auf dem Laufenden zu bleiben. Wieviel von unserem Budget haben wir noch zur Verfügung? Wer ist wofür verantwortlich? Sind wir noch im Zeitplan?

Jedem graut davor, dass es bei Statusmeetings dass bei Statusmeetings unangenehmes Schweigen auftritt − Gott bewahre − dass man dem Kunden vom falschen Projekt berichtet. Im besten Falle fördert es nicht gerade das Vertrauen. Im schlechtesten Falle kann so etwas das gesamte Projekt zum Scheitern bringen.

• Die falschen Tools verwenden

Als Projektmanager verwenden Sie eine Vielzahl von Tools, um nicht den Überblick über zugewiesene Aufgaben, Teammitglieder, Lieferobjekte und Projektstände zu verlieren. In vielen Fällen entspricht die verwendete Software jedoch nicht Ihren Erwartungen, ist für die Art Ihres Projekts nicht flexibel genug oder ist so komplex, dass sie Ihre Abläufe enorm verlangsamt. Das kann sich anfühlen, als äßen Sie Suppe mit einer Gabel.

• Mangelndes Monitoring und Controlling

O.K., nehmen wir also an, Sie haben mit Ihrem Projekt begonnen und einen perfekten Zeitplan aufgestellt... aber dann passen Sie die Planung nie oder nur sehr selten an. Um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft, müssen Sie regelmäßige Kontrollen durchführen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Das beinhaltet auch, dass Sie in regelmäßigem Kontakt mit Ihrem Team stehen, um zu erkennen, wie Sie verhindern können, dass die Prozesse ins Stocken geraten.

• Fehlendes Risikomanagement

Weil jedes Projekt einzigartig ist, geht auch immer ein gewisses Maß an Unvorhersehbarkeit damit einher. Diese Ungewissheit näher zu bestimmen und zu quantifizieren und proaktiv zu antizipieren, welche Faktoren schiefgehen könnten und wie man darauf dann reagiert, bezeichnet man als ‚Risikomanagement‘. Und ja, wenn man Projektmanager ist, ist auch das Teil des Jobs.

• Umfangsveränderungen (oder ‚schleichender Umfangszuwachs‘)

Ein klassisches Szenario: Ein Projektstakeholder bittet Sie um eine ‚kleine Veränderung‘ oder eine ‚kleine Ergänzung‘ zum Umfang. So klein sogar, dass er davon ausgeht, dass sie sich weder auf das Budget noch auf den Zeitplan auswirkt. Richtig? Falsch!

Jedes Projekt ist ein kunstvolles Gleichgewicht aus Kosten, Zeit, Leistung, Qualität und Risiko. Dieses Gleichgewicht zu stören, wirkt sich fast immer nachteilig auf das Projekt und seine Ergebnisse aus. Als Projektmanager ist es Ihre Pflicht, dieses Gleichgewicht zu schützen und Ihre Stakeholder darauf hinzuweisen, wenn sie die allgemeine Ausgewogenheit gefährden.

Das waren sie also: die sieben Todsünden des Projektmanagements. Wenn Misserfolg auch je nach Projektart ganz verschiedene Ursachen haben kann, so ist er doch meist auf einen oder mehrere der oben aufgeführten Punkte zurückzuführen. Aber keine Panik: Die Erlösung ist nah. Wenden wir uns nun der Frage zu, wie man Katastrophen abwenden kann.